Recepčná/ý, Office Support

Odmeňovanie

Od 1 400 EUR/mesiac Základná zložka mzdy od 1400 EUR brutto/mesiac (ZM bude dojednaná na základe dosiahnutého vzdelania, praxe, jazykových znalostí a skúseností) + príplatky v zmysle legislatívy, motivačné zložky mzdy v závislosti od splnenia stanovených kritérií (odmeny, dochádzkový bonus), odmeny pri životnom a pracovnom jubileu, príspevok na DDS

Náplň práce

• Administratívne a organizačné riadenie chodu recepcie
• Prijímanie návštev, príprava občerstvenia, zabezpečenie poradenstva a komfortu pre návštevy, prvotný kontakt s klientami
• Reprezentovanie a zastupovanie záujmov spoločnosti
• Administratíva spojená s chodom recepcie, vybavovanie telefonickej a e-mailovej komunikácie v slovenskom a anglickom jazyku
• Kompletná starostlivosť o rokovacie miestnosti pred a po pracovných stretnutiach, rezervačný systém
• Registratúra a archivácia dokumentov, príprava registratúrnych plánov a registratúrnych poriadkov
• Vedenie registratúrneho denníka
• Preberanie, triedenie, prvotná evidencia, registrácia, distribúcia doručenej a odoslanej pošty
• Skenovanie, digitalizácia dokladov, zväzovanie dokumentov
• Vyhľadávanie a poskytovanie dokumentov oprávneným osobám
• Zadávanie údajov do interných systémov spoločnosti, ich aktualizácia
• Spolupráca s ostatnými oddeleniami pri správe dokumentácie
• Komplexná správa firemného archívu, zodpovednosť za správne zaradenie archivovaných dokumentov, posudzovanie a navrhovanie dokumentov na vyradenie (skartácia) po uplynutí ich doby uloženia, v spolupráci s ostatnými oddeleniami spoločnosti
• Príprava dokumentov pre štátny archív
• Back Office podpora oddelenia zahraničného obchodu, spravovanie obchodnej administratívy, dopytov a cenových ponúk prideleného obchodného prípadu, jeho koordinácia, spolupráca s útvarom nákupu a ostatnými útvarmi podieľajúcimi sa na obchodnom prípade
• Komunikácia s obchodným partnerom v anglickom jazyku
• Práca s registračnou pokladňou a platobným terminálom, príjem a spracovanie úhrad faktúr v hotovosti a platobnými kartami, zaznamenávanie údajov do informačného systému
• Agenda služobných ciest zamestnancov, správa cestovných príkazov, spolupráca s útvarom Nákupu a dopravy, Personalistiky a Financií
• Spolupráca pri organizácii spoločenských a športových aktivít pre zamestnancov a obchodných partnerov
• Plnenie ostatných operatívnych úloh súvisiacich s pracovnou pozíciou, na základe požiadaviek nadriadených