Office manager / koordinátor firemných procesov

Náplň práce

Toto nie je klasická asistentská pozícia. Nehľadáme človeka, ktorý čaká na pokyny – hľadáme človeka, ktorý sám vidí, čo treba urobiť, vytvorí si systém a úlohy dotiahne do konca.

Koordinátor/ka bude interným servisným a koordinačným bodom celej organizácie: prepája vedenie, obchod, realizáciu služieb, zákaznícku starostlivosť a externých partnerov tak, aby boli úlohy, termíny, dokumenty a informácie vždy na správnom mieste.

Výberové konanie

Výber berieme vážne – hľadáme správneho človeka, nie rýchlu náhradu. Preto je proces jednoduchý, ale dôsledný:

1. Životopis a dve otázky. Pošlite nám životopis v slovenskom jazyku a krátke odpovede na dve otázky uvedené nižšie. Odpovede sú pre nás rovnako dôležité ako životopis – prihlášky bez nich nebudeme posudzovať.
2. Krátky telefonát. S vybranými kandidátmi si zavoláme na 15 – 20 minút, aby sme si overili vzájomné očakávania.
3. Osobný pohovor. Rozprávame sa o konkrétnych situáciách z vašej praxe – čo ste reálne urobili, ako ste si zorganizovali prácu, čo ste dotiahli do konca. Súčasťou je krátke praktické zadanie blízke reálnej agende pozície.
4. Rozhodnutie a spätná väzba. Ozveme sa každému, kto sa prihlási – aj kandidátom, ktorých do ďalšieho kola nezaradíme.

Otázky, na ktoré prosíme o krátku odpoveď (spolu stačí pol strany):

1. Aký administratívny alebo pracovný proces ste v minulosti zlepšili?
2. Ktorú opakovanú činnosť by ste dnes skúsili zjednodušiť pomocou AI alebo automatizácie?

Požiadavky

• Minimálne dosiahnuté vzdelanie: stredoškolské s maturitou
• Microsoft Word – pokročilý
• Microsoft Excel – pokročilý
• Microsoft Outlook – pokročilý

Nerozhodujú u nás tituly ani odpracované roky, ale to, čo ste reálne dotiahli do konca. Potrebujeme človeka, ktorý už samostatne zvládal administratívnu alebo koordinačnú agendu a dokáže ju prevziať bez dlhého zaúčania.

Hľadáme človeka, ktorý:

• má za sebou reálnu prax s administratívou, office managementom, podporou tímu alebo koordináciou projektov – nezáleží nám na tom, koľko rokov trvala, ale čo ste v nej zlepšili a dotiahli;
• je organizovaný – dokáže si efektívne rozvrhnúť pracovný deň, určiť priority a strážiť termíny;
• úlohy nielen zaeviduje, ale ich aj dotiahne do konca a priebežne informuje o ich stave;
• má prirodzený zmysel pre poriadok, systém a presnosť;
• aktívne komunikuje a nebojí sa pripomenúť kolegom otvorené úlohy;