Office Asistent/ka

Náplň práce, právomoci a zodpovednosti

Buď pri zrode niečoho výnimočného. Hľadáme organizačne zdatného a spoľahlivého kolegu/kolegyňu, ktorý/ktorá sa chce stať súčasťou výnimočného greenfield projektu – výstavby a spustenia úplne nového závodu na výrobu batérií do elektromobilov. Ak máš rád/rada dynamické prostredie, nebojíš sa výziev a láka ťa príležitosť byť pri zrode moderného výrobného závodu, potom si na správnom mieste. V tíme získaš priestor aktívne prispieť k efektívnemu chodu kancelárie, podporiť kľúčové oddelenia a pomôcť budovať pracovné prostredie, na ktoré budeme pyšní.

Medzi tvoje úlohy bude patriť napríklad:

• Evidencia a ohlasovanie návštev, starostlivosť o prichádzajúce návštevy
• Rezervácia a komplexná starostlivosť o zasadacie priestory
• Objednávanie materiálu a služieb podľa potreby na zabezpečenie plynulého chodu kancelárie a následne spracovanie objednávok a fakturácie v internom systéme
• Objednávanie občerstvenia, zabezpečenie občerstvenia pri návštevách podľa požiadaviek
• Riadenie informačného toku definovaním priorít (e-maily, hovory, stretnutia)
• Spracovanie korešpondencie (prehľad o prichádzajúcej a odchádzajúcej pošte), požiadaviek na zabezpečenie kuriérskych služieb v prípade potreby, archivácia dokumentov
• Triedenie e-mailovej komunikácie a správna distribúcia na všeobecné firemné e-mailové adresy
• Podpora pri organizovaní firemných akcií, konferencií a stretnutí
• Podpora pri vypracovaní rôznych reportov v prípade potreby
• Podpora pri starostlivosti o firemné vozidlá (servisné prehliadky, čistenie a pod.)
• Podpora relokovaných kolegov v záležitostiach týkajúcich sa ubytovania, dopravy, firemnej starostlivosti a pod.
• Podpora organizácie služobných ciest, komunikácia s cestovnou agentúrou, zastrešenie schvaľovacieho procesu v internom systéme a pod.
• Ďalšie činnosti podľa pokynov nadriadeného

Požiadavky na zamestnanca

• Pozícia je vhodná pre absolventa
• Minimálne dosiahnuté vzdelanie: stredoškolské s maturitou
• Anglický jazyk – stredne pokročilý (B2)
• Slovenský jazyk – stredne pokročilý (B2)
• Anglický jazyk na komunikatívnej úrovni (písomne aj ústne) – nevyhnutnou podmienkou
• Znalosť práce s MS Office (Excel, Word, Outlook, PowerPoint)
• Skúsenosť na administratívnej alebo koordinačnej pozícii – výhodou
• Organizačné schopnosti a zmysel pre detail – vieš udržať poriadok v dokumentoch, termínoch aj úlohách