People and Office Coordinator

Náplň práce, právomoci a zodpovednosti

Účel pozície

Zabezpečuje plynulý každodenný chod kancelárie a poskytuje operatívnu podporu v oblasti personálnej administratívy. Ide o hybridnú pozíciu, ktorá spája správu kancelárie s vybranými HR aktivitami a prispieva k efektívnemu fungovaniu spoločnosti.

Kľúčové oblasti zodpovednosti

1. Správa kancelárie (Office Management)

• Zabezpečovať bezproblémový každodenný chod kancelárie vrátane čistoty, funkčnosti priestorov a kancelárskeho vybavenia.
• Objednávať a spravovať kancelárske potreby (papiernictvo, hygienické potreby, zásoby do kávovaru a pod.).
• Viesť evidenciu zásob a zabezpečovať ich dopĺňanie vrátane monitorovania minimálnych skladových stavov.
• Spravovať tlačiarne, kopírky a multifunkčné zariadenia vrátane výmeny tonerov, drobnej údržby a koordinácie servisných zásahov s dodávateľmi.
• Koordinovať externých dodávateľov a poskytovateľov služieb (internet, telekomunikácie, upratovanie, opravy).
• Zabezpečovať príjem, odosielanie a evidenciu pošty a kuriérskych zásielok.

2. Koordinácia podujatí a firemných aktivít

• Plánovať a organizovať firemné podujatia, teambuildingové aktivity a interné stretnutia.
• Zabezpečovať priestory, catering, občerstvenie a technické vybavenie.
• Koordinovať spoluprácu s externými dodávateľmi (reštaurácie, hotely, eventové priestory).
• Organizovať objednávky obedov a občerstvenia pre interné stretnutia a návštevy.
• Pripravovať a koordinovať videokonferenčnú techniku pre hybridné stretnutia.

3. HR administratíva – mzdy a personálna agenda

• Pripravovať podklady pre spracovanie miezd (dochádzka, nadčasy, personálne zmeny, nástupy a ukončenia pracovného pomeru).
• Spolupracovať s externým poskytovateľom mzdových služieb.
• Spravovať a aktualizovať personálnu dokumentáciu vrátane pracovných zmlúv, dodatkov, dokumentácie BOZP a lekárskych prehliadok.
• Evidovať a sledovať dovolenky, práceneschopnosť a ďalšie typy neprítomnosti.
• Pripravovať pracovnoprávne dokumenty, dohody, potvrdenia a zápočtové listy.
• Koordinovať procesy nástupu (onboarding) a odchodu zamestnancov (offboarding).

4. Nábor a prvotný výber kandidátov

• Zverejňovať pracovné inzeráty na náborových portáloch.
• Vykonávať prvotný screening životopisov podľa stanovených kritérií.