Back Office špecialista

Náplň práce, právomoci a zodpovednosti

• Správa technického archívu – archivácia a systematické ukladanie technickej dokumentácie vrátane jej digitalizácie.
• Zodpovednosť za archiváciu technickej dokumentácie, reportov, záznamov a noriem a za sledovanie ich aktuálnosti pre technický úsek.
• Účasť na technických rokovaniach a vypracovávanie záznamov z rokovaní.
• Zodpovednosť za presnosť, správnosť a úplnosť spracovaných údajov.
• Tvorba, správa a optimalizácia master dát.
• Správa, aktualizácia a plnenie databáz pre oddelenie skúšobníctva a OTK.
• Sledovanie plnenia úloh vyplývajúcich z akčných plánov a zabezpečovanie ich evidencie.
• Organizácia a správa firemných súborov a dokumentov, vrátane zmlúv, objednávok, faktúr a korešpondencie.
• Efektívne riadenie a optimalizácia administratívnych procesov.
• Zabezpečenie každodenného chodu kancelárie technického úseku.
• Organizácia porád, príprava podkladov a spracovanie zápisov z rokovaní.
• Správa kancelárskych potrieb a zabezpečenie potrebného kancelárskeho vybavenia.
• Príprava podkladov a administratívna podpora vedenia spoločnosti.
• Podpora HR procesov vrátane prípravy HR dokumentácie a správy dochádzky zamestnancov úseku.
• Riadenie a koordinácia vzťahov s dodávateľmi a poskytovateľmi služieb.
• Zabezpečenie občerstvenia a prevádzkových potrieb kancelárií.
• Koordinácia kancelárskej techniky, vybavenia a súvisiacich servisných činností.
• Koordinácia školení, vzdelávacích aktivít a súvisiacej administratívy.
• Zabezpečenie presnosti, aktuálnosti a dostupnosti evidovaných údajov a dokumentácie.
• Spolupráca s jednotlivými oddeleniami spoločnosti pri zabezpečovaní administratívnych a organizačných potrieb.

Požiadavky na zamestnanca

• Stredoškolské vzdelanie s maturitou.
• Skúsenosti s administratívou, organizáciou a správou dokumentácie sú výhodou.
• Dobré organizačné schopnosti, samostatnosť a zodpovedný prístup k práci.
• Schopnosť efektívne plánovať a koordinovať viacero úloh súčasne.
• Precíznosť, dôslednosť a zmysel pre detail pri práci s údajmi a dokumentáciou.
• Dobré komunikačné a organizačné schopnosti.
• Skúsenosť s prácou v ERP systéme alebo databázovom systéme je výhodou.
• Schopnosť pracovať s internými dokumentmi a dodržiavať pravidlá ochrany a dôvernosti informácií.