Office Manager s nemčinou

Náplň práce

Hľadáme talent na organizáciu – aktívne sa podieľajte na organizácii nášho každodenného chodu kancelárie!

Máte talent na organizáciu, pracujete systematicky a udržiavate si prehľad aj vtedy, keď si viacero úloh súčasne vyžaduje vašu pozornosť? Radi komunikujete s rôznymi partnermi, aktívne sa zapájate do riešenia problémov a preberáte zodpovednosť?

V tom prípade hľadáme práve Vás ako Office manažéra s nemčinou (m/ž/d) na podporu nášho vedenia a zabezpečenie hladkého chodu interných procesov.

V tejto všestrannej pozícii budete kľúčovým spojovacím článkom medzi vedením, našimi zamestnancami a externými obchodnými partnermi. Budete spájať riadenie kancelárie, administratívne a personálne úlohy, ako aj organizačné činnosti a aktívne prispievať k ďalšiemu rozvoju našich interných procesov.

Vaše úlohy

1. Riadenie kancelárie a organizácia kancelárie

   • Zabezpečujete hladký chod kancelárie a organizujete kancelársku infraštruktúru.
   • Zodpovedáte za obstarávanie a správu kancelárskych potrieb a ďalších potrebných zdrojov.
   • Spravujete a dohliadate na administratívne zmluvy.
   • Koordinujete a spravujete externých poskytovateľov služieb.
   • Spravujete prichádzajúcu a odchádzajúcu poštu, elektronické schránky, ako aj interné systémy archivácie a dokumentácie.
   • Spravujete a kontrolujete rozpočet kancelárie.

2. Administratívna podpora a komunikácia

   • Koordinujete a spravujete informácie a dokumenty pre vedenie spoločnosti a interné oddelenia.
   • Fungujete ako centrálny kontaktný bod pre zamestnancov, obchodných partnerov a externých poskytovateľov služieb.
   • Koordinujete a organizujete stretnutia a organizačne zabezpečujete profesionálnu prípravu a upratovanie zasadacích miestností.
   • Plánujete a organizujete služobné cesty vrátane ubytovania a vyúčtovania cestovných nákladov.

3. Personálna administratíva a koordinácia ľudských zdrojov

   • Budete pomáhať pri administratívnych personálnych záležitostiach v úzkej spolupráci s vedením spoločnosti a externým právnikom.
   • Budete koordinovať personálne procesy a spravovať príslušné personálne údaje.
   • Budete spravovať systém evidencie pracovného času a pripravovať potrebné podklady pre výpočet miezd.
   • Budete pripravovať výberové konania a organizovať ich priebeh.