Office Manager | Operations Coordinator

Odmeňovanie

1 500 - 2 500 EUR/mesiac

Home office do výšky 40% (5-8 dní do mesiaca) v prípade, že to práca umožňuje.

Náplň práce

Do nášho tímu hľadáme skúseného Senior Office Managera / Office Managerku, ktorý/á prevezme zodpovednosť za každodenné fungovanie kancelárie, administratívne procesy a internú koordináciu naprieč firmou.

Ide o pozíciu s vysokou mierou samostatnosti, dôvery a zodpovednosti. Hľadáme človeka, ktorý vie veci nielen organizovať, ale aj dotiahnuť do konca — od prvotnej požiadavky až po výsledok.

Vašou úlohou bude najmä:

• Kompletné zastrešenie chodu kancelárie a interných administratívnych procesov.
• End-to-end zodpovednosť za pridelené úlohy, požiadavky a interné operatívne témy.
• Management kalendára CEO a koordinácia termínov, stretnutí a follow-upov.
• Organizácia stretnutí s obchodnými partnermi na Slovensku, v Rakúsku a v Nemecku.
• Vyhotovovanie zápisov zo stretnutí, príprava podkladov, prezentácií a interných reportov.
• Travel management – booking leteniek, hotelov, dopravy a súvisiacej logistiky.
• Office management – zabezpečenie každodenného fungovania kancelárie, cateringov, nákupov, HW vybavenia a dodávateľov.
• Príprava, evidencia a management zmluvnej dokumentácie.
• Komunikácia s advokátskymi kanceláriami a koordinácia právnych podkladov.
• Práca s CRM systémom, evidencia aktivít, aktualizácia dát.
• Príprava podkladov pre externú účtovnícku firmu a komunikácia s účtovníkmi.
• Základná orientácia v procesoch účtovníctva, fakturácie, evidencie nákladov a interného schvaľovania.
• Príprava reportov, prezentácií a podkladov pre obchodné stretnutia.
• Účasť na obchodných stretnutiach, firemných akciách a ďalších eventoch.
• Organizácia eventov pre klientov a obchodných partnerov.
• Komunikácia s klientmi na Slovensku aj v zahraničí.
• Riešenie citlivej internej aj externej komunikácie diskrétne, vecne a profesionálne.
• Nastavovanie, zlepšovanie a dodržiavanie interných administratívnych a organizačných procesov.
• Operatívne riešenie situácií, ktoré si vyžadujú samostatné rozhodovanie, asertivitu a dôslednosť.

Požiadavky na kandidáta

• Skúsenosť na pozícii Office Manager, Executive Assistant, Operations Coordinator alebo podobnej administratívno-organizačnej roli.
• Schopnosť prevziať zodpovednosť za úlohy od začiatku do konca.