KOORDINÁTOR / BUDÚCI OFFICE MANAGER

Náplň práce

Na začiatku budete zodpovední za každodennú operatívu spojenú s pracovníkmi a projektmi. Potrebujeme človeka, ktorý si túto agendu osvojí prakticky do detailu a dokáže ju samostatne zvládnuť.

Dlhodobým cieľom tejto pozície je postupne prevziať zodpovednosť za fungovanie celého office a vyrásť do pozície Office Managera. Najprv musíte svoju oblasť poznať, potom ju zlepšiť, systematizovať a následne vytvoriť tím, ktorý ju bude schopný samostatne zabezpečovať.

Zodpovednosti

• plánovanie turnusov a striedaní pracovníkov,
• každodenná komunikácia s pracovníkmi na projektoch v zahraničí,
• kontrola a koordinácia všetkých potrebných dokumentov (A1, dodatky, BOZP, lekárske prehliadky a ďalšie),
• koordinácia ubytovania – predĺženia, zmeny alebo zabezpečenie nového ubytovania v spolupráci s kolegom, ktorý to vybavuje,
• riešenie operatívnych problémov,
• úzka spolupráca s projektovými manažérmi,
• sledovanie termínov, plánovanie a organizácia tak, aby všetko fungovalo bez zbytočných komplikácií.

Vašou úlohou bude zabezpečiť, aby pracovník, ktorý nastupuje na projekt v zahraničí, vedel, kam ide, kedy nastupuje, mal všetky potrebné dokumenty, zabezpečené ubytovanie a aby o jeho nástupe vedeli všetci, ktorí to potrebujú.

Budúce smerovanie pozície

Ako Office Manager budete zabezpečovať, aby office fungoval ako jeden prepojený systém.

Vašou budúcou zodpovednosťou môže byť:

• nastavenie a zlepšovanie interných procesov,
• rozdelenie kompetencií a zodpovedností,
• kontrola výsledkov jednotlivých pracovníkov,
• nastavenie zastupiteľnosti,
• školenie nových kolegov,
• zabezpečenie toku informácií medzi office, projektovými manažérmi a vedením,
• identifikácia slabých miest a ich odstraňovanie,
• nastavovanie efektívnejších spôsobov práce,
• predovšetkým zodpovednosť za to, že denná operatíva funguje.

Požiadavky

• stredoškolské vzdelanie s maturitou,
• nemecký jazyk – stredne pokročilý (B2) alebo anglický jazyk – stredne pokročilý (B2),
• Microsoft Word – mierne pokročilý,
• Google Disk – mierne pokročilý,
• Microsoft Excel – pokročilý,
• AI – umelá inteligencia – mierne pokročilý,
• vodičský preukaz skupiny B.

Hľadáme osobnosť, ktorá vie prevziať zodpovednosť. Človeka s energiou, prirodzenými organizačnými schopnosťami a schopnosťou komunikovať s rôznymi typmi ľudí. Niekoho, kto vie počúvať, ale zároveň sa nebojí rozhodovať.