Back Office Asistentka

Informácie o pracovnom mieste

plný úväzok Termín nástupu: ASAP

Náplň práce, právomoci a zodpovednosti

Hľadáme šikovnú a spoľahlivú posilu do tímu, ktorá pomôže s administratívou, organizáciou a podporou rôznych aktivít. Očakávame človeka, ktorý sa vie zorientovať v každodennej agende, dokáže si efektívne určiť priority a má prirodzený zmysel pre poriadok a zodpovedný prístup k práci.

Administratívna a organizačná Podpora:

• Správa a organizácia kalendára riaditeľky, plánovanie stretnutí a príprava potrebných podkladov.
• Riešenie každodennej administratívy vrátane správy e-mailov, telefonických hovorov a pošty.
• Príprava a úprava dokumentov, správ a prezentácií.
• Zabezpečenie plynulého chodu kancelárie vrátane údržby, poriadku a zásobovania kancelárskymi potrebami.
• Udržiavanie internej komunikácie so zamestnancami, odpovedanie na dotazy a poskytovanie informácií.
• Dodržiavanie dôvernosti informácií.
• Koordinácia interných a externých stretnutí, vrátane prípravy agendy a zápisov zo stretnutí.

Projektová a Manažérska Podpora:

• Asistencia pri realizácii projektov, zber a spracovanie údajov pre výkazy.
• Spolupráca s projektovými tímami na zabezpečení hladkého priebehu projektových aktivít.
• Podpora manažmentu pri administratívnych úlohách, ako je príprava reportov a analýz.

Personálna Agenda:

• Pomoc pri nábore nových zamestnancov, organizácia onboardingových aktivít a školení.
• Správa dochádzkového systému a administrácia zamestnaneckých benefitov.
• Príprava podkladov pre mzdy a vyúčtovanie pracovných ciest.
• Offboarding a dôstojné ukončenie pôsobenia zamestnanca v organizácii

Finančné a IT Záležitosti:

• Koordinácia s IT oddelením, riešenie základných technických problémov a správa kancelárskej techniky

Organizácia Podujatí a Bezpečnosť:

• Plánovanie a organizácia firemných podujatí, workshopov a školení.
• Zabezpečenie dodržiavania predpisov BOZP a PO, organizácia školení.
• správa firemných automobilov

Požiadavky

• Výborné organizačné a komunikačné schopnosti.
• Schopnosť pracovať samostatne a efektívne pod tlakom.
• Skúsenosti v administratíve alebo neziskovom sektore sú výhodou.
• Ovládanie kancelárskych nástrojov.