Office manager

Informácie o pracovnom mieste

Náplň práce, právomoci a zodpovednosti

1. Executive Support & Business Operations (Podpora vedenia)

• Komplexná operatívna a organizačná podpora konateľov spoločnosti.
• Koordinácia harmonogramov vedenia, správa kalendárov a organizácia služobných ciest na kľúč.
• Príprava vysokokvalitných podkladov, rešerší a analýz pre strategické rozhodovanie vedenia.
• Účasť na projektových poradách, profesionálne vedenie zápisníc a prísny follow-up stanovených úloh (stráženie termínov a plnenia).

2. Financial Administration & Reporting (Ekonomická agenda)

• Zabezpečenie plynulého toku účtovných dokladov – evidencia, vecná kontrola a schvaľovanie faktúr pred ich odoslaním na účtovné oddelenie.
• Príprava podkladov pre externú účtovnú kanceláriu, ekonómku a právnych zástupcov.
• Tvorba pravidelných manažérskych reportov a príprava prezentácií pre projekčný tím a vedenie spoločnosti.
• Koordinácie a kontrola jednotlivých oddelení spoločnosti (predaj, architektúra, projekt manažment).

3. Procurement & Vendor Management (Nákup a dodávatelia)

• Vyhľadávanie potenciálnych dodávateľov služieb a tovarov.
• Organizácia, administrácia a transparentné vyhodnocovanie výberových konaní (tendrov) na základe prieskumu trhu.
• Budovanie korektných vzťahov s dodávateľmi a kontrahovanými firmami.
• Zabezpečovanie a optimalizácia nákupu kancelárskych potrieb, techniky a firemných potrieb.

4. Facility, PR & Event Management (Správa priestorov a reprezentácia)

• Reprezentatívne uvítanie hostí a zabezpečenie vysokého štandardu starostlivosti o klientov v priestoroch developera.
• Prezentácia projektov spoločnosti, šírenie dobrého mena a udržiavanie vysokej firemnej kultúry.
• Facility management: Zabezpečovanie údržby a servisných opráv hnuteľného a nehnuteľného majetku kancelárie.
• Plánovanie a komplexná organizácia firemných podujatí, školení a teambuildingových aktivít pre podporu tímovej synergie.

5. Process Optimization & Administration (Optimalizácia a správa)

• Vedenie a archivácia firemnej a projektovej dokumentácie podľa interných štandardov.
• Komplexná správa elektronickej a listinnej korešpondencie a zastrešenie komunikácie s úradmi.
• Neustále mapovanie interných procesov a proaktívne prinášanie návrhov na zefektívnenie fungovania kancelárie.

Zamestnanecké výhody, benefity

• Firemný telefón.
• Firemný notebook.
• Odmeny / Bonusy pri predaji produktov zamestnávateľa.

Mzdové podmienky (brutto)

1 500 - 2 000 EUR/mesiac

Mzdové podmienky budú nastavené na základe každého uchádzača individuálne.

Požiadavky na zamestnanca

Jazykové znalosti

• Anglický jazyk - Mierne pokročilý (B1)

Ostatné znalosti

• Microsoft Word - Pokročilý
• Microsoft Excel - Pokročilý
• Microsoft Office - Pokročilý
• Internet - Pokročilý
• Časový manažment - Pokročilý
• Samostatnosť - Pokročilý
• Multitasking - Pokročilý
• Finančná analýza - Pokročilý
• Ekonomika - Pokročilý
• Marketing - Pokročilý

Vodičský preukaz

• B

Prax

• Prax na pozícii/v oblasti: 2
• Počet rokov praxe: 2

Osobnostné predpoklady a zručnosti

• Skúsenosti: Preukázateľná prax na obdobnej pozícii (Office Manager, Executive Assistant, Operations Manager), ideálne v prostredí Real Estate, architektúry, práva alebo financií.
• Osobnostné predpoklady: Vysoká miera samostatnosti, diskrétnosť, asertivita a reprezentatívne vystupovanie.
• Organizačné zručnosti: Excelentný time-management, schopnosť prioritizovať úlohy v dynamickom prostredí a zmysel pre absolútny detail.
• Analytické a biznisové myslenie: Schopnosť nielen zbierať dáta, ale ich aj logicky štruktúrovať a interpretovať (príprava podkladov pre manažment).
• Komunikácia: Výborné komunikačné a vyjednávacie zručnosti (pri komunikácii s dodávateľmi a klientmi).
• IT zručnosti: Pokročilá znalosť MS Office (Excel, PowerPoint, Word) a moderných digitálnych nástrojov pre správu úloh.