Asistent/ka kancelárie rektora

Staňte sa súčasťou kancelárie rektora. Hľadáme spoľahlivú, organizačne zdatnú a komunikatívnu asistentku/asistenta, ktorá/ý bude dôležitou oporou rektora a zabezpečí plynulý chod kancelárie.

Druh pracovného pomeru: plný úväzok

Termín nástupu: dohodou/ASAP

Náplň práce

Vašou úlohou bude zabezpečovať profesionálny chod kancelárie rektora a poskytovať administratívnu podporu vedeniu univerzity. Súčasťou práce bude najmä:

• samostatné zabezpečovanie administratívnej agendy kancelárie rektora vrátane komunikácie v cudzích jazykoch,
• organizácia prijímania návštev a koordinácia stretnutí v kancelárii rektora a zasadacej sieni,
• evidencia rezervácií veľkej zasadacej siene rektora,
• zabezpečovanie občerstvenia počas porád, rokovaní a oficiálnych návštev,
• správa agendy spojenej s nákupom a finančným zabezpečením pohostenia,
• vedenie spisového archívu agendy rektora a centrálneho registra originálov listín,
• koordinácia obehu dokumentov a podpisových kníh určených na podpis rektora,
• výkon odborných činností v oblasti registratúry v súlade s platnými právnymi predpismi a internými predpismi univerzity,
• evidencia registratúrnych záznamov v centrálnom podacom denníku a zabezpečenie bežného chodu podateľne,
• príjem, evidencia, triedenie a expedícia listových zásielok,
• správa papierovej aj elektronickej pošty rektora,
• evidencia, vkladanie a finalizácia materiálov na rokovania grémií v aplikácii,
• aktualizácia informácií na webovej stránke univerzity v redakčnom systéme.

Požiadavky na zamestnanca

• Minimálne dosiahnuté vzdelanie: stredoškolské s maturitou
• Jazykové znalosti:
  • Anglický jazyk - Pokročilý (C1)
  • alebo Nemecký jazyk - Mierne pokročilý (B1)
• Ostatné znalosti:
  • Microsoft Excel - Pokročilý
  • microsofft office - Pokročilý
  • Microsoft Word - Pokročilý
  • Microsoft PowerPoint - Pokročilý
• Osobnostné predpoklady a zručnosti

Hľadáme človeka, ktorý bude prirodzenou oporou kancelárie rektora – spoľahlivého, profesionálneho a organizačne zdatného. Očakávame najmä:

• výborné organizačné schopnosti a zmysel pre poriadok,
• príjemné a profesionálne vystupovanie,
• vynikajúce komunikačné schopnosti v písomnom aj ústnom prejave,