Fakturant/Administratívny pracovník/Office manager

Informácie o pracovnom mieste

Náplň práce, právomoci a zodpovednosti

Ekonomická agenda (kľúčová časť práce)

• Samostatné vystavovanie a kontrola vydaných faktúr
• Evidencia a kontrola prijatých faktúr
• Vedenie a priebežná kontrola knihy pohľadávok a knihy záväzkov
• Denná kontrola splatnosti faktúr a aktívne sledovanie úhrad
• Párovanie platieb a riešenie nezrovnalostí
• Príprava podkladov pre externé účtovníctvo a daňové priznania
• Aktívna a samostatná práca v systéme POHODA (podmienkou)

DPH a legislatíva

• Praktická znalosť zákona o DPH
• Schopnosť správne určiť režim fakturácie (DPH / bez DPH / prenesenie daňovej povinnosti)
• Kontrola povinných náležitostí faktúr
• Zodpovednosť za správne uplatnenie sadzieb a režimov DPH
• Orientácia v základných účtovných princípoch

Evidencia objednávok a dokumentov

• Evidovanie a systematické triedenie prijatých objednávok
• Schopnosť porozumieť obsahu objednávok (rozsah plnenia, ceny, termíny, podmienky)
• Udržiavanie prehľadu o stave objednávok a ich nadväznosti na fakturáciu
• Kontrola súladu medzi objednávkou, dodaním a fakturáciou
• Zodpovednosť za to, že každá objednávka je správne zaevidovaná a dohľadateľná

Komunikácia a operatíva

• Denná emailová a telefonická komunikácia s klientmi, dodávateľmi a úradmi
• Riešenie fakturačných a administratívnych otázok
• Príprava odpovedí na výzvy, doplnenia podkladov a administratívne konania
• Samostatné vybavovanie bežnej operatívy bez potreby detailného zadávania

Evidencie a podporné agendy

• Vedenie knihy jázd a kontrola podkladov k firemným vozidlám
• Evidencia nákladov súvisiacich s prevádzkou vozidiel
• Evidencia a spracovanie dochádzky
• Správa zmluvnej dokumentácie (termíny, dodatky, platnosť zmlúv)
• Kontrola administratívnych termínov (splatnosti, výročia zmlúv, povinné hlásenia)
• Spracovanie prehľadov pohľadávok, záväzkov a cash-flow

Administratíva a organizácia

• Kompletná správa firemnej dokumentácie
• Systémové triedenie a archivácia dokumentov (fyzicky aj digitálne)
• Zodpovednosť za okamžitú dohľadateľnosť dokumentov
• Organizačná podpora vedenia firmy
• Dohľad nad plynulým chodom kancelárie

Zamestnanecké výhody, benefity

• stabilné zamestnanie

Požiadavky na zamestnanca

Pozícii vyhovujú uchádzači so vzdelaním

• stredoškolské s maturitou
• vysokoškolské I. stupňa
• vysokoškolské II. stupňa
• vysokoškolské III. stupňa

Vzdelanie v odbore

• ekonomický

Ostatné znalosti

• POHODA (účtovníctvo) - Expert
• Microsoft Excel - Pokročilý
• Microsoft Word - Pokročilý
• Microsoft Outlook - Pokročilý
• Elektronická schránka Slovensko.sk - Pokročilý

Osobnostné predpoklady a zručnosti

Požiadavky (bez splnenia nebudeme reagovať)

• Reálna prax s fakturáciou v systéme POHODA
• Skúsenosť s vedením knihy pohľadávok a záväzkov
• Praktická orientácia v DPH (nie len teoretická znalosť)
• Skúsenosť s evidenciou a kontrolou objednávok
• Pokročilá znalosť MS Excel (práca so vzorcami je samozrejmosť)
• Vysoká miera samostatnosti, dôslednosti a systematickosti
• Schopnosť profesionálnej komunikácie s klientmi a úradmi

Hľadáme človeka, ktorý:

• má skúsenosť z malej alebo strednej firmy, kde mala široký záber zodpovedností a reálne zastrešovala ekonomickú aj administratívnu agendu
• rozumie ekonomickým súvislostiam, nie len administratívnym úkonom
• má prirodzený poriadok v dokumentoch a systematický prístup k práci
• kontroluje termíny a splatnosti bez potreby pripomínania
• chápe prepojenie medzi objednávkou, dodaním a fakturáciou
• dokáže samostatne prioritizovať úlohy podľa dopadu na cash-flow a chod spoločnosti
• komunikuje vecne, profesionálne a asertívne s klientmi aj úradmi
• preberá zodpovednosť za výsledok, nie len za vykonanie úkonu
• nepotrebuje mikromanažment